Una festa può essere organizzata ovunque, ma ovviamente il luogo deve essere appropriato al tipo di evento. Da verificare: ad esempio, bisogna verificare eventuali collegamenti a stazioni ferroviarie, aeroporti, caselli autostradali. Inoltre bisogna verificare che ci sia un parcheggio per auto, dei servizi di navetta, la capienza delle stanze, se vi sono dei climatizzatori, l’impianto di luci e audio, se vi sono dei microfoni. Controllare se ci sono lavagne luminose, videoproiettori, lettori multimediali, un eventuale collegamento ad internet, se vi sono dei materiali per l’allestimento come pedane, cartelli indicatori, vari addobbi.
Bisogna verificare se la location è posizionata nel centro storico, se vi è a disposizione un parcheggio ed eventuali zone a traffico limitato. Inoltre sono da verificare le sale e i servizi disponibili, la disposizione dei tavoli per il ricevimento, il servizio catering, l’impianto esterno e interno delle luci e la presenza del personale tecnico di assistenza.
Va contattato un servizio di catering e banquetting, un servizio di intrattenimento come pianobar o DJ, e uno di sicurezza.